Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel 2007, 2013, 2010, 2016 đơn giản

43
Views

Excel là ứng dụng văn phòng không còn xa lạ gì với nhiều người hiện nay, giúp hỗ trợ làm việc vô cùng hiệu quả. Việc biết các thao tác, cách dùng excel sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc tốt hơn. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn cách lọc dữ liệu trong Excel 2013 và các phiên bản trở về trước một cách chi tiết nhất. Tính năng này sẽ giúp hiển thị các mục bạn muốn thấy, các mục không liên quan sẽ được tạm thời ẩn đi.

Bộ lọc trong Excel là gì?

Bộ lọc Excel là một tính năng giúp hiển thị các thông tin liên quan theo giá trị nhất định và xóa đi các dữ liệu không liên quan khác. Người dùng có thể dễ dàng lọc các hàng, cột trong trang tính thông qua giá trị, định dạng hay các điều kiện tùy chọn. 

Khi sử dụng bộ lọc bạn có thể chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in những hàng, cột được hiển thị mà không cần sắp xếp lại toàn bộ danh sách. 

Cách thêm bộ lọc filter trên Excel

Cách thêm dữ liệu vào bộ lọc trong Excel bạn có thể thực hiện theo 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Tại tab Data, chọn nhóm Sort & Filter > chọn Filter

Cách 2: Tại tab Home, trong nhóm Editing > chọn Sort & Filter

Cách 3: Sử dụng phím tắt trong bộ lọc Excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L

Xem thêm: Chỉ dẫn vẽ sơ đồ tư duy trong word đẹp nhất 2023

Cách lọc dữ liệu trong Excel 2007, 2013, 2010, 2016

Lọc nhiều cột trong Excel

Để lọc nhiều cột trong Excel bạn có thể dùng hàm chọn lọc trong Excel cho nhiều cột. 

Ở ví dụ dưới đây, bạn có thể thu nhỏ kết quả để chỉ còn hiện Táo ở vùng đông và bắc. Khi sử dụng hàm bộ lọc trong excel cho nhiều cột nút lọc sẽ hiện lên ở mỗi cột. Lúc này bạn có thể thực hiện lọc các giá trị mình mong muốn.

Lọc ô rỗng/không rỗng

Nếu muốn lọc các ô trống, rỗng, không có dữ liệu bạn hãy nhấp vào mũi tên lọc tự động, chọn hiển thị tất cả > Bỏ chọn ở ô Blank là các ô trống sẽ được ẩn.

Lưu ý: Các ô blank sẽ chỉ hiện lên nếu cột đó có ít nhất 1 ô trống. Trường hợp muốn xóa hàng trống, bạn có thể lọc nhưng bỏ qua các ô chứa dữ liệu trong cột đó bằng cách nhấp chuột phải vào selection > Delete row.

Lọc dữ liệu dạng ký tự

Lọc cột có 2 điều kiện

Cách lọc dữ liệu có điều kiện trong excel bạn hãy lập cú pháp điều kiện đầu tiên  và thực hiện tiếp như sau:

  • Chọn And hoặc Or tùy vào điều kiện là cả 2 hay 1 trong 2 được áp dụng.
  • Chọn tiếp toán tử so sánh điều kiện thứ 2 rồi nhập giá trị ký tự vào ô tương ứng.

Cách lọc số trong excel

Bộ lọc số của excel sẽ cho phép người dùng xử lý dữ liệu số bằng nhiều cách khác nhau như:

  • Lọc các số bằng hoặc không bằng nhất định
  • Lọc số lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm giữa các số nhất định
  • Lọc 10 số đầu, 10 số cuối
  • Lọc các ô chứa số lớn hay số nhỏ hơn giá trị trung bình

Ví dụ, để tạo bộ lọc các đơn hàng có tổng giá trị lớn 6 triệu nhưng dưới 7 triệu thì có thể làm như sau:

  • B1: Nhấp mũi tên lọc tự động ở tiêu đề cột và trỏ vào bộ lọc số
  • B2: chọn toán tử so sánh phù hợp trong danh sách

Hộp thoại Custom AutoFilter hiện lên bạn nhập giá trị biên nhỏ hơn và lớn hơn. Lúc này, excel sẽ gợi ý sử dụng toán tử so sánh lớn hơn hay bằng và nhỏ hơn hay bằng. Bạn đổi thành lớn hơn và nhỏ hơn > chọn OK.

Kết quả sẽ hiện thông tin các đơn hành như hình dưới đây.

Cách lọc ngày tháng năm sinh trong Excel

Bộ lọc ngày tháng giúp bạn có thể lọc các hồ sơ trong một khoảng thời gian nhất định một cách dễ dàng. Người dùng có thể mở rộng hay thu nhỏ các mức độ các khác nhau của bộ lọc bằng cách nhấp vào dấu + hoặc dấu – bên cạnh.

Bộ lọc này cũng cho phép hiển thị hoặc ẩn dữ liệu ngày, tuần, tháng, năm, quý xác định, trước hoặc sau, nằm giữ khoảng thời gian xác định.

Ví dụ, để lọc hồ sơ của 10 ngày đầu tiên năm 2016, bạn nhấp Giữa rồi lập cấu hình cho bộ lọc như hình dưới đây.

Cách lọc theo màu trong Excel

Cách lọc dữ liệu trong excel 2013 theo màu rất đơn giản. Bạn nhấp vào mũi tên hướng xuống của bộ lọc, excel sẽ tự động hiện Lọc theo màu và các tùy chọn khác:

  • Lọc theo màu
  • Lọc theo ô biểu tượng
  • Lọc theo màu phông chữ

Ví dụ, trong file excel của bạn có 3 màu nền khác nhau gồm xanh, đỏ, cam và bạn chỉ muốn hiện các ô màu cam thì làm như sau:

  • B1: Nhấp mũi tên ở ô tiêu đề và chọn Lọc theo màu
  • B2: chọn màu bạn muốn hiển thị > OK

Kết quả sẽ được như hình dưới đây:

Tìm hiểu thêm: Cách đánh số trang trong word dễ dàng

Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel

Sử dụng Conditional Formatting

Cách lọc dữ liệu trong excel 2007, 2010 với Conditional Formatting rất đơn giản như sau:

Bước 1: Bôi đen dữ liệu cần lọc rồi chọn tab Home > Conditional Formatting > chọn Highlight Cells Rules > Duplicate Value.

Bước 2: Hộp thoại hiện ra, mục values with sẽ gồm các lựa chọn màu sắc đề giá trị trùng được hiện lên nổi bật hơn. Bên cạnh đó, nếu chọn Unique thì sẽ hiện các giá trị tồn tại duy nhất, chọn Duplicate thì sẽ hiện các giá trị trùng lặp.

Sử dụng Remove Duplicate

Cách lọc dữ liệu trong excel 2013 với Remove Duplicate như sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc > Data > Remove Duplicate

Bước 2: tích vào cạnh trường của bảng tính bạn muốn lọc > OK

Phần mềm sẽ hiện thông báo dã lọc bao nhiêu dữ liệu trùng và còn bao nhiêu dữ liệu còn lại

Các dữ liệu trùng sẽ được xóa đi và sắp xếp lại theo thứ tự.

Hàm lọc dữ liệu trong Excel

Hàm lọc dữ liệu trong excel là FILTER với công thức là: FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó:

  • array: Vùng dữ liệu cần lọc.
  • include: Điều kiện cần lọc.
  • if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này không bắt buộc phải nhập.

Dưới đây là ví dụ lọc dữ liệu trùng bằng hàm Filter.

Lọc theo giá trị hay định dạng của ô được chọn

Một cách lọc dữ liệu trong excel 2013 khác bạn không thể bỏ qua là lọc theo giá trị hoặc định dạng ô được chọn. Cách thực hiện như sau:

  • B1: nhấp chuột phải ô giá trị, màu sắc, biểu tượng muốn lọc
  • B2: chọn nội dung và trỏ vào bộ lọc
  • B3: chọn các lựa chọn mong muốn như màu sắc, giá trị, font chữ,…

Cách tìm dữ liệu trong Excel

Find and Replace

Để tìm dữ liệu trong excel với Find and Replace bạn làm như sau:

B1: Bôi đen phần cần tìm kiếm

B2: nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace. Sau đó bạn điền dữ liệu cần tìm vào ô Find > chọn Find all

Cách tìm dữ liệu trong nhiều Sheet Excel

Cách tìm dữ liệu trong nhiều Sheet excel như sau:

B1: Nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở công cụ Find > chọn options >> chọn Find next

B2: tại mục within, chọn workbook. Bạn nhập dữ liệu cần tìm vào mục Find what > chọn find all là dữ liệu sẽ hiện ra.

Sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel

Để copy dữ liệu đã lọc vào trang tính hoặc cửa sổ khác, bạn chọn ô đã lọc, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sẽ bao gồm cả tiêu đề cột.

Nếu muốn trừ tiêu đề cột đi thì bạn nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + end để mở rộng đến ô cuối cùng. Sau đó nhấn Ctrl + C để copy dữ liệu

Lúc này, bạn đến trang tính khác và nhấn tổ hợp Ctrl + V để dán dữ liệu đã lọc vào.

Tham khảo: Cách dùng Hàm INDEX trong Excel (chỉ dẫn chi tiết)

Cách xóa bộ lọc trong Excel

Để xóa bộ lọc trong excel, bạn làm như sau:

Nhấp vào phím chọn bộ lọc của tiêu đề cột > chọn Clear filter from <tên cột>:

Nếu muốn xóa tất cả bộ lọc trong trang tính:

  • Chọn tab data > Sort & filter > clear

  • Hoặc: Chọn tab Home > editing > Sort & filter > clear

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lọc dữ liệu trong excel 2007, 2013, 2010, 2016. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.